Strategi Maksimalkan Ruang di Gudang melalui Receiving & Put Away

Di bagian ini, kita akan mulai dengan gambaran besar tentang kenapa ruang gudang yang efisien itu penting. Jika kamu punya bisnis yang melibatkan stok barang entah itu e-commerce, distribusi, atau ritel kamu pasti butuh gudang. Nah, masalahnya, gudang sering kali cepat penuh, dan tanpa pengelolaan yang baik, bisa jadi berantakan dan bikin proses jadi lambat.

Salah satu kuncinya ada di proses receiving dan put away. Ini adalah dua tahap awal ketika barang baru masuk ke gudang: Receiving itu proses penerimaan barang. Jadi saat barang datang dari supplier, barang tersebut dicek dan dimasukkan ke dalam sistem. Put away adalah proses menempatkan barang yang sudah diterima ke lokasi yang tepat di gudang. Dengan mengelola kedua proses ini dengan baik, kamu bisa menghemat banyak ruang, mempercepat alur kerja, dan pastinya mengurangi kesalahan. Tujuan artikel ini adalah membantu kamu memahami strategi praktis untuk memaksimalkan penggunaan ruang di gudang, supaya lebih efisien dan lancar.

Poin penting yang akan dibahas di sini melibatkan cara mengoptimalkan setiap langkah, dari penerimaan barang hingga penempatannya, supaya bisnis kamu bisa beroperasi dengan lebih baik.

#Apa Itu Proses Receiving dan Put Away?

1. Receiving: Penerimaan Barang yang Efisien Jadi, bayangkan kamu baru saja memesan barang untuk bisnismu, misalnya bahan makanan, peralatan, atau stok barang untuk dijual. Proses receiving adalah tahap di mana barang-barang itu tiba di gudangmu. Nah, di sini, yang penting adalah bagaimana kamu menerima barang-barang tersebut agar semuanya berjalan lancar. Saat menerima barang, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan:

• 1. • Periksa Keseluruhan: Pastikan semua barang yang dipesan sudah datang dengan baik. Misalnya, jumlahnya sesuai dengan yang kamu pesan dan tidak ada yang rusak.
     • Catat dan Dokumentasikan: Segera catat barang yang kamu terima, baik itu dalam bentuk fisik atau menggunakan sistem digital. Ini penting agar tidak ada yang terlewat dan kamu tahu persis apa yang ada di gudangmu.
     • Cepat dan Efisien : Semakin cepat kamu bisa menerima barang, semakin cepat juga kamu bisa menempatkannya di gudang untuk dijual. Ini akan membantu bisnis kamu berjalan lebih lancar.
• 2. Put Away: Penempatan Barang yang Tepat Setelah barang diterima, langkah berikutnya adalah put away, yaitu menempatkan barang-barang itu di tempat yang tepat di gudang. Ini juga sangat penting agar semua barang bisa diakses dengan mudah ketika dibutuhkan. Berikut beberapa tips untuk proses put away agar efektif:
  • Tentukan Lokasi yang Strategis: Tempatkan barang di lokasi yang mudah diakses. Misalnya, barang yang sering digunakan bisa diletakkan di rak paling depan atau dekat area packing. Ini akan menghemat waktu saat kamu butuh mengambil barang tersebut.
  • Kelompokkan Berdasarkan Jenis: Jika kamu memiliki berbagai jenis barang, coba kelompokkan berdasarkan kategori. Misalnya, semua bahan makanan di satu tempat, dan semua peralatan di tempat lain. Dengan begitu, mencari barang jadi lebih cepat dan mudah.
  • Rencanakan Ruang dengan Baik: Manfaatkan semua ruang yang ada, termasuk rak tinggi. Ini sangat membantu untuk mengoptimalkan ruang gudang agar tidak terlalu sesak.

Jadi, receiving itu soal memastikan barang yang datang oke, dan put away itu soal naruh barang di tempat yang tepat biar gudang tetap terorganisir. Dengan memahami proses receiving dan put away ini, kamu bisa mengelola gudang dengan lebih efisien. Dan ingat, semakin baik kamu mengatur proses ini, semakin cepat dan lancar bisnis kamu berjalan.

#Mengapa Optimalisasi Penting?

Optimisasi receiving (penerimaan barang) dan put away (penempatan barang) di gudang mungkin terdengar teknis, tapi sebenarnya sederhana. Intinya, ini tentang cara kita mengatur alur masuk barang dan menyimpannya dengan benar supaya ruang gudang tidak berantakan dan tetap efisien. Jika ruang gudang kita bisa dimaksimalkan, operasional akan jadi lebih cepat, mudah, dan pastinya bisa menghemat biaya. Nah, berikut beberapa alasan kenapa proses ini penting:

1. Mengurangi Waktu Idle dan Overstock
   Bayangkan kamu baru saja menerima banyak barang, tapi tidak tahu di mana harus meletakkannya. Akibatnya, barang-barang tersebut menumpuk di area penerimaan, dan kamu jadi kehilangan waktu untuk mengolah pesanan pelanggan. Dengan optimasi proses ini, kamu bisa meminimalkan waktu barang menganggur dan menghindari penumpukan barang yang tidak perlu.
2. Mempercepat Perputaran Barang
   Proses receiving dan put away yang efisien membantu barang cepat sampai ke rak yang tepat. Ini penting agar barang cepat terjual, sehingga kamu bisa mendapatkan uang kembali lebih cepat. Semakin cepat barang bergerak, semakin baik untuk arus kas bisnismu.
3. Mengoptimalkan Penggunaan Ruang
   Ruang gudang itu terbatas, jadi kamu harus memanfaatkannya dengan baik. Ketika kamu melakukan receiving dan put away dengan cara yang terencana, kamu bisa mengatur barang di gudang sehingga semua barang tertata rapi. Dengan cara ini, kamu tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuatnya lebih mudah untuk mencari barang saat dibutuhkan.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
   Proses yang efisien berarti tim kamu bisa bekerja lebih cepat dan produktif. Ketika semuanya tertata dengan baik, mereka tidak perlu membuang waktu mencari barang atau menangani kekacauan. Ini akan membuat semua orang di tim merasa lebih senang dan pekerjaan jadi lebih lancar.

Kesimpulannya, mengoptimalkan receiving dan put away bisa bikin bisnis kita lebih rapi, cepat, dan hemat. Dan pastinya, ruang gudang yang maksimal berarti biaya operasional jadi lebih efisien

#Strategi Efektif dalam Proses Receiving

Kita mulai dulu dengan receiving, alias proses penerimaan barang di gudang. Proses ini sangat penting, karena jika dari awal udah salah, penempatan barangnya nanti juga bisa kacau. Jadi, di sini ada beberapa strategi yang bisa kamu terapkan biar semuanya berjalan lancar dan gudangmu tetap rapi.

1. Automasi Receiving
   Bayangkan jika semua barang yang masuk harus dicek dan dicatat manual, pasti butuh waktu lama dan sering ada kesalahan, kan? Nah, dengan bantuan teknologi seperti barcode atau RFID, proses ini bisa jauh lebih cepat dan akurat. Kamu tinggal scan barang yang masuk, datanya langsung tersimpan di sistem, tidak perlu repot-repot tulis manual. Ini bakal mengurangi risiko salah hitung atau salah masukin barang, sekaligus mempercepat proses penerimaan. Contoh sederhananya, ketika kamu belanja di supermarket, barangnya di-scan di kasir, udah langsung terekam datanya. Di gudang, konsepnya mirip, tapi lebih ke arah memastikan semua barang yang masuk tercatat dengan benar.
2. Prioritasi Barang Berdasarkan Jenis dan Ukuran
   Tidak semua barang di gudang punya perlakuan yang sama. Ada yang lebih sering keluar-masuk, ada juga yang lebih jarang disentuh. Jadi, penting banget untuk mengelompokkan barang-barang sesuai dengan jenis atau ukurannya. Misalnya, barang yang ukurannya kecil tapi sering keluar harus ditempatkan di area yang mudah dijangkau. Sementara barang besar yang jarang dipakai bisa ditempatkan di bagian belakang atau di area yang tidak terlalu strategis. Dengan cara ini, kamu bisa menghindari kekacauan di area gudang, sekaligus mempermudah tim dalam mengakses barang yang sering dibutuhkan. Intinya, biar barang yang paling sering dipakai tidak tertimbun dan susah dicari.
3. Inspeksi Barang yang Cepat dan Tepat
   Meskipun ingin cepat, inspeksi barang tetap harus akurat. Jadi, pastikan barang yang datang sesuai dengan pesanan, tidak ada yang rusak atau hilang. Proses ini bisa dibikin lebih efisien dengan membuat checklist standar. Misalnya, jumlah barang yang masuk, kondisi barang, dan apakah semua barang sesuai dengan pesanan. Selain itu, jika ada masalah, misalnya barang rusak atau tidak sesuai, bisa langsung dilaporkan ke pemasok. Jika ini dilakukan dengan cepat dan teliti, tidak ada waktu yang terbuang karena salah barang atau barang rusak yang tidak segera ditangani.

Intinya, proses receiving ini seperti pintu depan gudang. Jika barang masuk dengan rapi, gudangmu juga bakal tertata rapi. Makanya, automasi, pengelompokan barang, dan inspeksi yang teliti bisa bantu banget untuk bikin proses penerimaan barang jadi lebih efisien dan gudangmu jadi lebih optimal.

#Strategi Penempatan Barang (Put Away)

Setelah kita menerima barang, langkah selanjutnya adalah menempatkannya di gudang. Penempatan yang efisien akan membuat segala sesuatunya lebih rapi dan mudah diakses. Mari kita bahas beberapa strategi simpel untuk penempatan barang ini:

1. First-In-First-Out (FIFO)
   Bayangkan kamu punya stok makanan di rumah. Jika kamu beli bahan makanan, pasti ingin menggunakan yang lebih dulu dibeli, kan? Nah, prinsip ini juga berlaku di gudang dengan metode FIFO. Ini berarti barang yang datang lebih dulu harus diambil lebih dulu juga. Ini sangat penting untuk barang yang punya tanggal kedaluwarsa, seperti makanan. Dengan cara ini, kamu bisa mengurangi risiko barang menjadi kadaluarsa dan selalu menjaga stok dalam kondisi baik. Baca lanjutannya disini.
2. Optimalkan Penempatan Berdasarkan Kategori Barang
   Setiap barang di gudang punya karakteristik yang berbeda, seperti ukuran dan frekuensi pengambilan. Jadi, lebih baik kamu letakkan barang-barang yang sering digunakan di tempat yang mudah dijangkau. Misalnya, jika kamu sering mengambil barang A, tempatkan barang A di rak yang dekat dengan pintu keluar. Dengan begitu, waktu yang kamu habiskan untuk mengambil barang jadi lebih cepat. Kapan pun ada order, tinggal ambil dan kirim!
3. Slotting Optimization
   Slotting ini sebenarnya cara cerdas untuk mengatur barang di gudang. Pikirkan tentang mengelompokkan barang berdasarkan ukuran, berat, dan seberapa sering barang itu diambil. Misalnya, barang yang kecil dan ringan bisa ditaruh di rak atas, sedangkan barang yang berat dan sering diambil lebih baik diletakkan di rak bawah. Dengan cara ini, kamu meminimalkan usaha dalam mengambil barang dan memaksimalkan ruang yang ada.
4. Memanfaatkan Ruang Vertikal
   Jika kamu mempunyai rak tinggi, manfaatkan itu dengan baik. Kamu bisa menggunakan forklift atau alat bantu lainnya untuk mengambil barang yang ada di rak atas. Dengan memanfaatkan ruang vertikal, kamu bisa menyimpan lebih banyak barang tanpa mengurangi ruang di lantai gudang. Dengan memanfaatkan ruang vertikal, kamu bisa menyimpan lebih banyak barang tanpa harus memperluas area gudang.
5. Penempatan Berdasarkan Aksesibilitas
   Bayangkan jika kamu perlu mengambil barang secara cepat, tapi semua barang yang kamu butuhkan ada di sudut paling jauh di gudang. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan aksesibilitas saat menempatkan barang. Semakin cepat kamu bisa mengakses barang yang sering diperlukan, semakin efisien operasional bisnis kamu. Ini juga akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan staf untuk mencari barang, sehingga bisa lebih fokus pada tugas lain.

Jadi, penempatan barang di gudang itu bukan sekadar soal mengisi ruang. Dengan strategi yang tepat, kamu bisa memaksimalkan ruang, mempercepat proses, dan membuat tim kamu bekerja lebih efisien.

#Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Mengelola gudang itu seru, tapi ada beberapa kesalahan yang bisa membuat semua jadi ribet. Berikut beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari agar proses receiving (penerimaan barang) dan put away (penempatan barang) berjalan lancar:

1. Kesalahan Penempatan Barang
   Satu kesalahan yang sering terjadi adalah meletakkan barang tanpa pikir panjang. Bayangkan, kamu baru dapat pengiriman barang baru, tapi kamu justru meletakkannya di sudut gudang yang susah dijangkau. Ketika mau ambil barang tersebut, eh malah harus menyusuri gudang seolah-olah sedang berburu harta karun. Sebaiknya, saat meletakkan barang, pikirkan tentang aliran barang. Barang yang sering diambil sebaiknya diletakkan di tempat yang mudah dijangkau. Cobalah untuk mengelompokkan barang berdasarkan kategori atau frekuensi penggunaan. Ini membuat pekerjaan jadi lebih cepat dan efisien.
2. Overstock Area Receiving
   Pernakah kamu dapat kiriman barang yang numpuk di area penerimaan dan membuat semua jadi berantakan? Ini yang namanya overstocking. Jika area penerimaan terlalu penuh, bukan hanya membuat bingung, tetapi juga bisa menghambat proses penerimaan barang yang baru. Coba, atur dan batasi jumlah barang yang ada di area ini. Pastikan ada ruang untuk menerima barang baru agar semua bisa berjalan dengan rapi. Setelah barang diterima, segera lakukan proses penempatan agar tidak menumpuk di situ terus.
3. Tidak Memanfaatkan Teknologi
   Banyak orang masih menjalankan proses penerimaan dan penempatan barang secara manual. Hasilnya? Kelelahan, kesalahan, dan kebingungan. Coba gunakan teknologi seperti barcode scanner atau software manajemen gudang (WMS). Dengan begitu, kamu bisa mempercepat proses dan meminimalisir kesalahan. Misalnya, dengan barcode, kamu bisa tahu barang mana yang sudah masuk dan sudah ditempatkan.
4. Tidak Melatih Tim dengan Baik
   Tim gudang yang kurang paham tentang proses receiving dan put away akan cenderung membuat kesalahan. Misalnya, mereka bisa salah meletakkan barang atau tidak tahu cara menggunakan peralatan yang ada. Jadi, jangan ragu untuk memberikan pelatihan kepada timmu. Dengan pelatihan yang baik, mereka akan lebih siap menghadapi berbagai situasi di gudang. Pelatihan ini juga membuat mereka lebih percaya diri dan pastinya bisa meningkatkan efisiensi kerja.

Proses receiving dan put away ini ternyata tidak sesederhana sekadar menurunkan barang dari truk dan menyimpannya di rak, ya. Justru, kedua proses ini sangat penting untuk memaksimalkan penggunaan ruang gudang dan menjaga alur kerja tetap lancar. Dengan proses receiving yang tepat, mulai dari cek barang yang masuk, memastikan semuanya sesuai, hingga menaruh barang di tempat yang pas, kita bisa menghindari penumpukan di area penerimaan. Ini membuat gudang nggak berantakan dan lebih mudah dikelola. Plus, waktu kita nggak habis hanya untuk beres-beres barang yang semrawut.

Sementara itu, proses put away yang bisa dikatakan optimal, yaitu dengan menaruh barang di rak yang tepat, sesuai dengan jenis, ukuran, dan frekuensi penggunaannya bisa membantu kita memanfaatkan setiap jengkal ruang gudang dengan maksimal. Tidak ada lagi rak yang kosong tapi barang berserakan di lantai. Dan jika kita menggunakan sistem seperti FIFO (First-In-First-Out), barang yang lebih dulu masuk akan lebih dulu keluar, jadi kita bisa hindari barang expired atau rusak karena kelamaan di gudang.

Intinya, dua proses ini saling berkaitan dan sama-sama penting. Jika kita menerapkan strategi receiving & put away yang efisien, alur gudang jadi lebih lancar, stok barang lebih teratur, dan tentu saja, kita bisa hemat ruang—yang artinya juga hemat biaya.

Mulai evaluasi strategi kita sekarang! Siapa tahu, langkah kecil yang kita ambil hari ini bisa jadi awal dari pertumbuhan besar bisnis kita di masa depan. Jangan lewatkan kesempatan untuk menjadwalkan demo GRATIS Renotech dan temukan bagaimana kami bisa membantu bisnis Anda memaksimalkan potensi penjualan serta membangun hubungan yang lebih erat dengan pelanggan! Sampai jumpa di artikel berikutnya! [WS]